Sistem de management al documentelor (DMS)
DMS sau soft de management al documentelor - ce reprezintă acest serviciu?
Un DMS este o soluție software care centralizează, organizează și securizează toate documentele unei organizații, indiferent de format. Documentele sunt stocate într-o arhivă digitală inteligentă, ușor accesibilă și ușor de căutat după cuvinte-cheie, metadate sau criterii personalizate.
Cui se adresează:
- Sector financiar – gestionarea contractelor, rapoartelor și documentației contabile, cu trasabilitate completă și arhivare conformă cu reglementările.
- Domeniu juridic – stocarea și căutarea rapidă a dosarelor, contractelor și probelor, protejând datele confidențiale.
- Sector medical – păstrarea în siguranță a dosarelor pacienților și rezultatelor medicale, respectând cerințele GDPR și normele din sănătate.
- Instituții publice – organizarea volumului mare de documente și asigurarea trasabilității.
- Educație – gestionarea programelor, rapoartelor, corespondenței și arhivelor istorice.
Mediu corporate:
- HR: dosarele angajaților
- IT: documentația tehnică
- Management: planuri strategice și rapoarte interne
Indiferent de industrie, un DMS oferă eficiență, securitate și acces rapid la informații, reducând costurile și optimizând procesele interne.
De ce să alegi un sistem de management al documentelor pentru compania ta?
- Economisești timp prin căutare rapidă și eliminarea arhivelor fizice
- Reduci costurile operaționale și optimizezi resursele
- Protejezi informațiile cu acces securizat și audit complet
- Respecți legislația (ex: GDPR) și cerințele de conformitate
- Automatizezi fluxurile de lucru pentru aprobare și arhivare rapidă
- Beneficiezi de implementare flexibilă: cloud sau on-premise
- Scalabilitate ușoară pe măsură ce afacerea crește
- Crești productivitatea și eficiența întregii organizații
Soluții de digitalizare a documentelor firmelor de toate dimensiunile
- 75% reducere a spațiului fizic necesar pentru depozitarea arhivelor
- 45% scădere a timpului de instruire pentru noii angajați, datorită accesului intuitiv la documente
- 35% reducere a costurilor cu corespondența și distribuția documentelor fizice
- 70% creștere a vitezei de reacție în luarea deciziilor, prin acces instant la informații actualizate
- 50% reducere a timpului petrecut pentru gestionarea conformității și raportare în audituri
- 60% diminuare a riscului de pierdere a documentelor în urma dezastrelor (incendii, inundații)
- 80% reducere a consumului de hârtie, contribuind la sustenabilitatea organizației
Abordarea noastră
Utilizăm tehnologii avansate și soluții software intuitive pentru a optimiza stocarea, recuperarea și colaborarea documentelor, îmbunătățind productivitatea și a asigura securitatea
OCR avansat
Instrumente de conversie, rutare și recunoaștere a documentelor cu declarații de cod și reguli de detectare a textului OCR
Regex avansat
Extragerea precisă și eficientă a textului din zonele specifice ale documentelor
Conectori multipli
CSV, documente, e-mail, ODBC, foldere de rețea, FTP, XML, Dropbox, CRM, scripting, OneDrive, GDrive, Citrix și altele
Criptare
Confidențialitate, autentificare sigură, integritatea datelor și nepudicitate pentru o securitate sporită a documentelor
Destinații multiple
Conversie în xlsx, docx, rtf, odt, html și altele Export în folder de rețea
Conectivitate flexibilă prin ODBC, scripturi
Destinații de export nelimitate
Combină, metadata, semnături
Combinarea fișierelor în diferite formate
Rezumatul informațiilor de bază despre date
Semnarea documentelor cu semnătură electronică
Ce ne recomandă?
25+
Ani de Experiență
1,000+
Proiecte Executate
25%
Productivitate Crescută
Companii care au încredere în noi
Oferim cu mândrie serviciile noastre unei game variate de companii consacrate, cuprinzând atât distribuție, tipărire, cât și IT&C
Partenerii noștri
Angajamentul nostru de a lucra cu mărci de încredere vă asigură că aveți acces la o gamă variată de soluții de înaltă calitate
MARIAN CONSTANTIN
BRD
BRD
Echipa partenerului Atlas a dat dovada de competente tehnice foarte bune. O echipa care respecta termenele si exigentele de proiect. Serviciile furnizate au fost prestate la timp si de foarte buna calitate.
ALEX MIRCEA
Alpha Bank
Alpha Bank
Serviciile furnizate de către specialiștii firmei Atlas Corporation au fost întodeauna caracterizate prin promptitudine, calitate și competență. Mai mult, experiența de care dispun consultanții Atlas a permis furnizarea de servicii complete și eficiente în domeniile IT&C si printing.
soluții simple, eficiente
Cum pot să încep?
Înțelegem nevoile tale
Vei purta o discuție în detaliu cu un specialist despre cerințele și nevoile companiei tale, dar și tipurile de procese pe care le putem eficientiza.
Soluții personalizate
După o analiză atentă, îți vom prezenta cele mai bună soluții pentru întreg fluxul tehnologic al companiei.
Te ajutăm să implementezi
Trecem la configurarea sistemelor și pregătirea echipamentelor necesare. Vei avea parte de susținerea noastră pe tot parcursul colaborării noastre.
Alte servicii pe care le oferim:
upgrade your business
Crește eficiența cu soluții strategice
Alătură-te celor peste 1000 de companii pe care le-am ajutat să aibă succes. Cu experiența noastră, nu trebuie să faci totul singur. Hai să lucrăm împreună pentru a-ți optimiza operațiunile.
Întrebări frecvente
Ce tipuri de documente pot fi gestionate prin sistemul DMS?
Un sistem de management al documentelor suportă o gamă largă de formate: documente text, foi de calcul, PDF-uri, imagini, emailuri, desene tehnice sau fișiere multimedia. Practic, orice document digital poate fi organizat, căutat și arhivat eficient în cadrul platformei.
Cum se face integrarea DMS-ului cu alte aplicații deja folosite în firmă?
Majoritatea soluțiilor moderne oferă integrări flexibile prin API-uri sau module predefinite pentru aplicații populare precum ERP, CRM, platforme de colaborare (ex: Microsoft Teams, SharePoint) sau soluții contabile. Integrarea reduce dublarea muncii și asigură un flux de informații continuu între sisteme.
Ce se întâmplă cu documentele în cazul unei pene de curent sau întreruperi tehnice?
Sistemele de management al documentelor utilizează backup-uri automate și redundanță a datelor pentru a proteja informațiile în caz de întreruperi neprevăzute. În plus, soluțiile cloud oferă acces neîntrerupt, chiar dacă infrastructura locală este afectată, asigurând continuitatea activității.