Sistem de management al documentelor (DMS)
DMS sau soft de management al documentelor - ce reprezintă acest serviciu?
Un DMS este o soluție software care centralizează, organizează și securizează toate documentele unei organizații, indiferent de format. Documentele sunt stocate într-o arhivă digitală inteligentă, ușor accesibilă și ușor de căutat după cuvinte-cheie, metadate sau criterii personalizate.
- Sector financiar – gestionarea contractelor, rapoartelor și documentației contabile, cu trasabilitate completă și arhivare conformă cu reglementările.
- Domeniu juridic – stocarea și căutarea rapidă a dosarelor, contractelor și probelor, protejând datele confidențiale.
- Sector medical – păstrarea în siguranță a dosarelor pacienților și rezultatelor medicale, respectând cerințele GDPR și normele din sănătate.
- Instituții publice – organizarea volumului mare de documente și asigurarea trasabilității.
- Educație – gestionarea programelor, rapoartelor, corespondenței și arhivelor istorice.
- HR: dosarele angajaților
- IT: documentația tehnică
- Management: planuri strategice și rapoarte interne
Indiferent de industrie, un DMS oferă eficiență, securitate și acces rapid la informații, reducând costurile și optimizând procesele interne.
De ce să alegi un sistem de management al documentelor pentru compania ta?
- Economisești timp prin căutare rapidă și eliminarea arhivelor fizice
- Reduci costurile operaționale și optimizezi resursele
- Protejezi informațiile cu acces securizat și audit complet
- Respecți legislația (ex: GDPR) și cerințele de conformitate
- Automatizezi fluxurile de lucru pentru aprobare și arhivare rapidă
- Beneficiezi de implementare flexibilă: cloud sau on-premise
- Scalabilitate ușoară pe măsură ce afacerea crește
- Crești productivitatea și eficiența întregii organizații
Soluții de digitalizare a documentelor firmelor de toate dimensiunile
- 75% reducere a spațiului fizic necesar pentru depozitarea arhivelor
- 45% scădere a timpului de instruire pentru noii angajați, datorită accesului intuitiv la documente
- 35% reducere a costurilor cu corespondența și distribuția documentelor fizice
- 70% creștere a vitezei de reacție în luarea deciziilor, prin acces instant la informații actualizate
- 50% reducere a timpului petrecut pentru gestionarea conformității și raportare în audituri
- 60% diminuare a riscului de pierdere a documentelor în urma dezastrelor (incendii, inundații)
- 80% reducere a consumului de hârtie, contribuind la sustenabilitatea organizației
Conversie în xlsx, docx, rtf, odt, html și altele Export în folder de rețea
Conectivitate flexibilă prin ODBC, scripturi
Destinații de export nelimitate
Combinarea fișierelor în diferite formate
Rezumatul informațiilor de bază despre date
Semnarea documentelor cu semnătură electronică
Ani de Experiență
Proiecte Executate
Productivitate Crescută
Oferim cu mândrie serviciile noastre unei game variate de companii consacrate, cuprinzând atât distribuție, tipărire, cât și IT&C
Angajamentul nostru de a lucra cu mărci de încredere vă asigură că aveți acces la o gamă variată de soluții de înaltă calitate
BRD
Alpha Bank
upgrade your business
Un sistem de management al documentelor suportă o gamă largă de formate: documente text, foi de calcul, PDF-uri, imagini, emailuri, desene tehnice sau fișiere multimedia. Practic, orice document digital poate fi organizat, căutat și arhivat eficient în cadrul platformei.
Majoritatea soluțiilor moderne oferă integrări flexibile prin API-uri sau module predefinite pentru aplicații populare precum ERP, CRM, platforme de colaborare (ex: Microsoft Teams, SharePoint) sau soluții contabile. Integrarea reduce dublarea muncii și asigură un flux de informații continuu între sisteme.
Sistemele de management al documentelor utilizează backup-uri automate și redundanță a datelor pentru a proteja informațiile în caz de întreruperi neprevăzute. În plus, soluțiile cloud oferă acces neîntrerupt, chiar dacă infrastructura locală este afectată, asigurând continuitatea activității.