Sistem de management al documentelor (DMS)
DMS sau soft de management al documentelor - ce reprezintă acest serviciu?
Un DMS este o soluție software care centralizează, organizează și securizează toate documentele unei organizații, indiferent de format. Documentele sunt stocate într-o arhivă digitală inteligentă, ușor accesibilă și ușor de căutat după cuvinte-cheie, metadate sau criterii personalizate.
Cui se adresează:
- Sector financiar – gestionarea contractelor, rapoartelor și documentației contabile, cu trasabilitate completă și arhivare conformă cu reglementările.
- Domeniu juridic – stocarea și căutarea rapidă a dosarelor, contractelor și probelor, protejând datele confidențiale.
- Sector medical – păstrarea în siguranță a dosarelor pacienților și rezultatelor medicale, respectând cerințele GDPR și normele din sănătate.
- Instituții publice – organizarea volumului mare de documente și asigurarea trasabilității.
- Education – gestionarea programelor, rapoartelor, corespondenței și arhivelor istorice.
Mediu corporate:
- HR: dosarele angajaților
- IT: documentația tehnică
- Management: planuri strategice și rapoarte interne
Indiferent de industrie, un DMS oferă eficiență, securitate și acces rapid la informații, reducând costurile și optimizând procesele interne.
De ce să alegi un sistem de management al documentelor pentru compania ta?
- Economisești timp prin căutare rapidă și eliminarea arhivelor fizice
- Reduci costurile operaționale și optimizezi resursele
- Protejezi informațiile cu acces securizat și audit complet
- Respecți legislația (ex: GDPR) și cerințele de conformitate
- Automatizezi fluxurile de lucru pentru aprobare și arhivare rapidă
- Beneficiezi de implementare flexibilă: cloud sau on-premise
- Scalabilitate ușoară pe măsură ce afacerea crește
- Crești productivitatea și eficiența întregii organizații
Soluții de digitalizare a documentelor firmelor de toate dimensiunile
- 75% reducere a spațiului fizic necesar pentru depozitarea arhivelor
- 45% scădere a timpului de instruire pentru noii angajați, datorită accesului intuitiv la documente
- 35% reducere a costurilor cu corespondența și distribuția documentelor fizice
- 70% creștere a vitezei de reacție în luarea deciziilor, prin acces instant la informații actualizate
- 50% reducere a timpului petrecut pentru gestionarea conformității și raportare în audituri
- 60% diminuare a riscului de pierdere a documentelor în urma dezastrelor (incendii, inundații)
- 80% reducere a consumului de hârtie, contribuind la sustenabilitatea organizației
Our approach
Using advanced technologies and intuitive software solutions to optimize document storage, retrieval, and collaboration for improved productivity and enhanced security
Advanced OCR
Document conversion, routing, and recognition tools with code declarations and OCR text detection rules
Advanced Regex
Accurate and efficient text extraction from specific document areas with precision
Multiple Connectors
CSV, Documents, Email, ODBC, Network Folders, FTP, XML, Dropbox, CRM, Scripting, OneDrive, GDrive, Citrix, and more
Encryption
Privacy, secure login, data integrity, and non-repudiation for enhanced document security
Multiple Destinations
Convert to xlsx, docx, rtf, odt, html and more
Export to network folder
Flexible connectivity using ODBC, scripts
Unlimited export destinations per workflow
Merge, Metadata, Signatures
Combine files in different formats
Summarize basic information about the data
Sign documents with electronic signature
Ce ne recomandă?
25+
Years of Experience
1,000+
Projects Completed
25%
Increased Productivity
Companies That Trust Us
We proudly offer our services to a diverse range of established companies, encompassing both distribution, printing, and IT&C
Our Partners
Our commitment to working with trusted brands ensures that you have access to a diverse range of high-quality solutions
MARIAN CONSTANTIN
BRD
BRD
Atlas Corporation, as a partner, has offered us a team of specialists with high technical competence, ready to respect deadlines and the project’s expectations. The services provided have been right on time and at a top quality
ALEX MIRCEA
Alpha Bank
Alpha Bank
The services provided by Atlas Corporation and their teams of professionals have always been defined by promptness, quality and competence. Moreover, the expertise proven by the Atlas specialists has enabled them to provide complete and efficient services in the printing and IT&C domain
Simple Solution Access
How You Get Started
We Understand Your Needs
Discuss in detail with a specialist about your requirements, the needs of your company, but also about the types of processes you have.
We Craft Tailored Solutions
After a careful analysis, we will present you with the best optimization and efficiency solution for the entire technological flow of the company.
We Help You Implement
We proceed to the configuration of the systems and the preparation of the equipment necessary for the working procedures.
Alte servicii pe care le oferim:
- Sistem de management al documentelor
- Închiriere imprimantă
- Suport & asistență IT
- Stocare & servicii Cloud
- Consultanță IT
- Audit IT
- Externalizare IT
- Leasing IT
- Achiziții publice
upgrade your business
Boost efficiency with strategic solutions
Join the 1000+ businesses we've helped succeed. With our expertise, you don't have to navigate alone. Let's work together to optimize your operations and achieve business excellence.
Frequently asked questions
Ce tipuri de documente pot fi gestionate prin sistemul DMS?
Un sistem de management al documentelor suportă o gamă largă de formate: documente text, foi de calcul, PDF-uri, imagini, emailuri, desene tehnice sau fișiere multimedia. Practic, orice document digital poate fi organizat, căutat și arhivat eficient în cadrul platformei.
Cum se face integrarea DMS-ului cu alte aplicații deja folosite în firmă?
Majoritatea soluțiilor moderne oferă integrări flexibile prin API-uri sau module predefinite pentru aplicații populare precum ERP, CRM, platforme de colaborare (ex: Microsoft Teams, SharePoint) sau soluții contabile. Integrarea reduce dublarea muncii și asigură un flux de informații continuu între sisteme.
Ce se întâmplă cu documentele în cazul unei pene de curent sau întreruperi tehnice?
Sistemele de management al documentelor utilizează backup-uri automate și redundanță a datelor pentru a proteja informațiile în caz de întreruperi neprevăzute. În plus, soluțiile cloud oferă acces neîntrerupt, chiar dacă infrastructura locală este afectată, asigurând continuitatea activității.